Automatização de processos na otimização de tempo dos colaboradores de escritório de contabilidade

Em artigos recentes, nós falamos sobre como a tecnologia vai se tornar cada vez mais relevante nos processos de contabilidade e um dos sistemas que podem ser implementados para tornar o trabalho do escritório menos burocrático.

Hoje estamos de volta para reforçar esse tema, dessa vez explicando melhor as vantagens de se aderir à tecnologia para otimizar os processos em um escritório de contabilidade. Confira tudo a seguir.

A tecnologia a serviço da eficiência

Um escritório de contabilidade lida com diversos processos no seu dia a dia, muitos deles são de natureza burocrática, sendo repetitivos e requerendo várias horas de seus funcionários. 

Esse tipo de trabalho manual pode minar a eficiência da empresa, por isso os recursos tecnológicos são cada vez mais procurados pelos escritórios. Assim, é mais fácil de se organizar arquivos importantes e os colaboradores ficam livres para desempenhar serviços que requerem uma atenção especial.

Para implementar essa automatização é necessário escolher um software de gestão especializada na administração de escritórios contábeis, sobre o qual já falamos anteriormente. Procure empresas de sua confiança e que ofereçam o máximo de suporte possível na transição.

Vantagens da automatização no escritório

Os softwares de gestão para escritórios de contabilidade estão em constante evolução para atender as demandas de mercado. Porém, podemos concordar que existem algumas funções básicas que eles disponibilizam para otimizar o trabalho contábil, como as listadas abaixo:

Organização dos processos de gestão

A princípio podemos citar aqui a organização dos processos gerenciais dos colaboradores de forma automática, ou seja, sem a necessidade de intervenção humana. À medida que os funcionários executam as suas tarefas, o sistema atualiza automaticamente, permitindo que todos acompanhem os status das ações em tempo real.

Dessa maneira, o escritório tem mais controle sobre as tarefas que estão sendo realizadas. O sistema identifica facilmente qual colaborador está com qual cliente, seus prazos e se há algum impedimento para a conclusão da atividade. Isso também dá mais autonomia aos funcionários, que não precisam aguardar ordens diretas de cada etapa para concluírem o seu serviço.

Menores riscos de perda de dados

Escritórios de contabilidade não-automatizados frequentemente sofrem com o extravio de documentos e informações importantes. Como muitos desses arquivos têm validade legal, a perda da documentação de um cliente ou memorando interno representa um problema grave no fluxo de trabalho.

Para evitar esse tipo de dor de cabeça é que entra o sistema de automatização. O software cria uma transmissão única de informações, permitindo o fácil acesso de dados por colaboradores autorizados e gestores. Com toda a documentação salva em nuvem fica muito mais seguro o seu arquivamento pelo escritório. 

Menos erros de execução

Atividades burocráticas e repetitivas tendem a levar a erros involuntários por parte dos funcionários. Como exemplo vamos tomar uma planilha do Excel que está sendo preenchida manualmente, caso uma das células digitadas esteja incorreta, a soma ou média vai ser alterada. Portanto, isso leva a um trabalho feito errado e ainda mais tempo para refazê-lo.

Uma das principais funções dos softwares de automação é realizar o preenchimento automático de tabelas, planilhas, documentos e notas. Tudo é feito a partir de parâmetros pré-definidos pela empresa e em questão de segundos, permitindo que aquele dado se mantenha atualizado, além de acessível para quando for necessário. 

Relatórios e indicadores

Os softwares de gestão especializada na administração de escritórios contábeis, além de ajudarem no dia a dia dos colaboradores e gestores, também podem fazer a diferença no setor de Recursos Humanos.

Com a automação, o sistema gera relatórios e indicadores sobre o desempenho dos funcionários. Isso permite entender melhor as forças e fraquezas do seu time, assim as tarefas podem ser designadas de maneira mais assertiva. Além disso, também admite promoções, advertências, capacitações e desligamentos com mais facilidade.

Como pudemos ver, a tecnologia de automação aplicada em um escritório contábil gera inúmeros benefícios no dia a dia da empresa. Compartilhe essa informação nas suas redes sociais e aguarde nossas próximas dicas aqui no blog da Accord.